Eén van de belangrijkste zaken welke elk bedrijf bij de oprichting moet doen is het opstellen van algemene voorwaarden. Op het ogenblik dat uw bedrijf dit niet doet is uitsluitend de wetgeving van toepassing. Dit kan in de praktijk lang niet alleen maar uitpakken in uw voordeel, maar kan ook vaak behoorlijk nadelig zijn. Om uzelf en uw bedrijf optimaal te kunnen beschermen is het dus van cruciaal belang om over algemene voorwaarden te beschikken. Ondanks het feit dat het sterk wordt aangeraden om het maken van deze voorwaarden uit te besteden aan bijvoorbeeld een accountant of een jurist kiezen menig aantal ondernemers er tegenwoordig voor om dit zelf te doen. Bent u dat ook van plan? Hou dan op z’n minst rekening met het feit dat u er de onderstaande zaken in dient te verwerken!
De indeling van uw algemene voorwaarden
In uw algemene voorwaarden dienen tal van verschillende zaken te worden opgenomen. Alles bij elkaar gezien is er dan ook steeds sprake van een behoorlijke hoeveelheid aan informatie welke op een overzichtelijke wijze moet worden weergegeven. Een goede indeling is wat dit betreft van cruciaal belang. In de praktijk kan het daarom worden aangeraden om uw algemene voorwaarden bijvoorbeeld op onderstaande wijze in te delen:
- Definities;
- Offertes en aanbiedingen;
- De totstandkoming van de overeenkomst;
- De manier waarop de overeenkomst wordt uitgevoerd;
- Verplichtingen evenals verantwoordelijkheden van de klant;
- De oplevering;
- De facturatie, betaling evenals mogelijke incassokosten;
- Wat er gebeurt in geval van overmacht;
- De aansprakelijkheidsbeperkingen;
- Wanneer er sprake is van opschorting en ontbinding;
- De intellectuele eigendomsrechten waarover u beschikt;
- Geheimhouding (indien van toepassing);
- Het toepasselijk recht evenals de bevoegde rechter;
Bovenstaande is uiteraard slechts een voorbeeld van hoe de indeling van uw algemene voorwaarden er uit kan zien. In de praktijk is het aldus perfect mogelijk dat uw indeling hiervan zal afwijken.
Maak uw algemene voorwaarden niet te streng
Het kan in de praktijk zeer aanlokkelijk zijn om bij wanbetaling meteen torenhoge intresten aan te rekenen en deze op die manier ook op te nemen in uw algemene voorwaarden. Ondanks het feit dat wanbetalers een doorn in het oog zijn van elke ondernemer moet u hier toch voorzichtig mee zijn. Het wordt dan ook door menig aantal experts altijd benadrukt om uw algemene voorwaarden niet te streng te maken. Doet u dat wel? Dan loopt u twee risico’s, namelijk:
- Dat potentiële klanten op basis van uw algemene voorwaarden alsnog afhaken;
- Dat uw algemene voorwaarden bij een eventuele rechtszaak (deels) verworpen worden;
Het spreekt voor zich dat u beide hierboven aangehaalde risico’s ten allen tijde zult willen vermijden. Omwille van deze reden kan het nooit kwaad om uw opgestelde algemene voorwaarden in de praktijk nog even te laten overlezen door een derde. Hij of zij kan dan aangeven of de aangehaalde bepalingen redelijk zijn of toch niet echt.
Vergeet de verwijzing naar uw algemene voorwaarden niet!
Tot slot nog een belangrijke tip. Op het ogenblik dat u algemene voorwaarden heeft opgesteld is het namelijk altijd van cruciaal belang om hiernaar te verwijzen. Deze verwijzing dient onder meer terug te vinden zijn op:
- De offertes en bestelbonnen die u uitschrijft;
- De factuur die u stuurt naar uw klanten;
- In eventuele overeenkomsten die worden afgesloten;
- Op de website van uw bedrijf of in uw webwinkel;
Op het ogenblik dat er nergens duidelijk wordt aangegeven dat uw algemene voorwaarden van kracht zijn bij aankoop van een product of dienst is het veelal onmogelijk om bij problemen te verwijzen naar de aangehaalde bepalingen in de algemene voorwaarden.
